Información Estadística de los procesos judiciales del Distrito de Santiago de Cali

IEPJ

a) Antecedentes

La defensa judicial de Santiago de Cali se ha realizado con servidores públicos apoderados de los diferentes organismos de la Administración Distrital, a los cuales se les reparten las demandas y entregan copias de los expedientes. Debido a la alta rotación de apoderados, especialmente de contratistas, no se tenía el control para entregar los procesos y conocer el estado de los mismos. La carga laboral que registraban los apoderados judiciales era alta, por cuanto el Departamento Administrativo de Gestión Jurídica Pública no tenía los mecanismos para conocer cuando se producían sentencias y se archivaban los procesos. Así mismo, el organismo no tenía la custodia completa de los expedientes y no contaba con la seguridad de que los mismos se estuvieran documentando con las copias de las actuaciones, ni tampoco se contaba con información real del número de demandas, por lo tanto, no se conocía el estado de las mismas.

Debido a las debilidades detectadas, la entonces Dirección Jurídica de Santiago de Cali en el año 2010 ve la necesidad de fortalecer su gestión y definir políticas que orientarán el fortalecimiento de la representación judicial y prevención del daño antijurídico con la adopción del Modelo de Gerencia Jurídica Pública (MGJP) de la Alcaldía de Santiago de Cali mediante el decreto 0930 de diciembre 30 de 2010. Una vez se adoptó el MGJP, se buscó unificar toda la información de carácter litigiosa, mediante el registro, seguimiento y control de los procesos judiciales y generar información estadística que sirviera de insumo para la toma de decisiones sobre defensa judicial y prevención del daño antijurídico.

Con el fin de dar respuesta a esta necesidad y hacer más ágil y eficaz el proceso jurídico, la Subdirección Técnica de la Dirección Jurídica de Santiago de Cali, gestionó en el año 2012 ante la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., el acceso al Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ, el cual fue adoptado al interior del Municipio de Santiago de Cali mediante el Decreto No. 411.0.20.0685 de 2012, en desarrollo del Modelo de Gerencia Jurídica Pública adoptado mediante Decreto No. 411.0.20.0930 de 2010 y vigente en ese año.

Con la reforma administrativa, adoptada a través del Decreto 516 de 2016, la Dirección Jurídica pasó a ser el Departamento Administrativo de Gestión Jurídica Pública conformado por la Subdirección de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico y la Subdirección de Doctrina y Asuntos Normativos. Se vuelve a adoptar el Modelo de Gerencia Jurídica mediante el Decreto 0585 de 4 de septiembre de 2017 y nace la necesidad de mejorar el sistema de información de procesos judiciales SIPROJ, debido a que el aplicativo no contaba con una versión que respondiera a los cambios normativos y tecnológicos actuales.

Para dar cumplimiento a esta necesidad, se estableció una meta en el Plan de Desarrollo Municipal 2016-2019 de mejorar al 100% los Sistemas de Información Normativo y Jurídico de la Alcaldía de Santiago de Cali. En cumplimiento de esta meta, en el año 2017 se adquirió la licencia del Software JuriSOFT, para mejorar el actual sistema de información y brindar una solución integral para el manejo de la información inherente a la gestión litigiosa realizada por los apoderados del municipio.

A diario son notificados los procesos judiciales donde vinculan legalmente al Municipio de Santiago de Cali al proceso jurisdiccional respectivo. Se recibe la notificación del auto admisorio y el traslado de la demanda y luego se realiza el reparto a los apoderados que llevan representación judicial. El reparto se completa informando al apoderado de la designación del proceso judicial a través del sistema de gestión documental Orfeo, luego se le otorga el poder para la representación judicial y por último se registra el proceso en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - JuriSOFT para posibilitar el control administrativo y favorecer la defensa del patrimonio público municipal.

Una vez se otorga poder al abogado del municipio, este analiza la documentación y elabora la estrategia de defensa. El apoderado debe sustentar ante el juez o magistrado los argumentos de hecho y de derecho, las pruebas y demás elementos que garanticen la adecuada defensa de los intereses del Municipio en el respectivo proceso. A partir de aquí, el apoderado atiende las(s) actuación(es) o diligencia(s) judicial(es), con la obligación de actualizar la etapa del proceso en el Sistema de Información de Procesos Judiciales. Para efectos de control, se verifica posteriormente si el apoderado realizó la actualización del estado del proceso en el aplicativo.

Cada mes se genera un reporte de la base de datos del sistema de información de procesos judiciales en Excel. Se procesan los datos mediante el ajuste del formato de las variables de la base de datos, esto es convertir en número, fecha y/o moneda los campos descargados con formato texto. Luego, se generan nuevas variables a partir de las variables de la base de datos original, se depuran los datos anómalos o inconsistentes y se envía mediante correo electrónico al Coordinador del sistema los reportes de datos faltantes o inconsistentes, para que estos sean verificados y/o completados, según sea el caso. Una vez se depuran los datos, se procede a actualizar los cálculos de estadísticas e indicadores mediante el software estadístico R.

De conformidad con Ley 1712 de 6 de marzo de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones", reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 103 de 2015, se publica el informe estadístico de demandas en las que hace parte o tiene interés el municipio de Santiago de Cali, el cual presenta estadísticas de los Procesos judiciales en contra de la entidad territorial, procesos de mayor impacto, pasivos contingentes, procesos judiciales instaurados por la entidad territorial, procesos judiciales notificados y procesos judiciales terminados, de acuerdo al medio de control judicial y organismo afectado, para que los ciudadanos tengan acceso a la información sobre la actividad litigiosa de la entidad territorial. Además, en el botón de transparencia de la página del organismo en el apartado de “Información de interés - Datos Abiertos” se encuentra los datos detallados de los procesos judiciales después del proceso de anonimización de datos, en estos informes se puede consultar el No. del proceso, Tipo de proceso, su despacho/ estado actual, y el tipo de jurisdicción. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través de la Dirección del Gobierno Digital le otorgó a la Alcaldía de Santiago de Cali el sello de excelencia al producto “Procesos Judiciales Activos en Contra del Municipio de Santiago de Cali” para el nivel 1 de la categoría Gobierno Abierto - Datos Abiertos.

b) Referentes internacionales

Referentes internacionales

España - CENDOJ - Consejo General del Poder Judicial (s.f): El Centro de Documentación Judicial (CENDOJ) es el órgano técnico del Consejo General del Poder Judicial que se encarga de la publicación oficial de la jurisprudencia, así como de las demás competencias en el ámbito de la documentación y de los servicios de gestión del conocimiento. Ofrece además servicios de apoyo e información a los miembros de la Carrera Judicial facilitándoles el acceso a todo tipo de fuentes documentales empleadas en el desarrollo de la actividad judicial. Cuenta con información de más de 6 millones de resoluciones, consulta de información jurídica, y cooperación internacional ya que su sistema es interoperable y de acceso a países europeos de cooperación internacional llevado a cabo por el proyecto Building on ECLI (Italia, Grecia, Croacia, Estonia, Bélgica, los Países Bajos, Alemania, la República Checa, España, Rumania). Entre las características de este sistema están:

-Permitir el análisis cuantitativo de los datos jurisprudenciales.
-Mejorar la investigación jurídica mediante el uso de datos vinculados.
-Mejorar la búsqueda de jurisprudencia sobre múltiples repositorios de datos al tener un identificador único (ECLI).
-Búsqueda simplificada.
-Acceso a fuentes documentales para el desarrollo de la actividad judicial.
-Recopila, selecciona y difunde las resoluciones judiciales, realizando previamente una homogeneización y eliminación datos personales.
-Relaciona fuentes de otras bases de datos como la Fiscalía, y sentencias del tribunal europeo de derechos humanos.
-Acceso a la ciudadanía de todo el fondo documental.
-Ofrece a los jueces servicio de consulta de información jurídica y gestión de red de bibliotecas judiciales.
-Es la base que administra el portal www.poderjudicial.es que difunde las actividades del Consejo del Poder Judicial y tribunales.

En la Organización de los Estados Americanos (OEA) se lleva adelante un proceso de apoyo para promover la modernización de los sistemas de justicia y del contenido, alcance y modalidades de la cooperación jurídica y judicial, acciones avaladas al más alto nivel político, en las Cumbres de las Américas, en las Asambleas Generales de la OEA, y en las Reuniones de Ministros de Justicia de las Américas. (Lagos, 2007).

Lagos, E (2007). El Derecho Internacional en las Américas: 100 años del Comité Jurídico Interamericano (p.173). Recuperado de http://www.oas.org/dil/esp/Presentacion_Cursos2006.pdf

Sistema Peruano de Información Jurídica – SPIJ

El Sistema Peruano de Información Jurídica – SPIJ, es la edición oficial del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, elaborada por medios electrónicos, que contiene los textos de la legislación nacional debidamente sistematizada, concordada y actualizada (Decreto Supremo N° 001-2003-JUS).

Su desarrollo e implementación está a cargo de la Dirección de Sistematización Jurídica y Difusión, unidad orgánica de la Dirección General de Desarrollo Normativo y Calidad Regulatoria.

Al respecto, en el SPIJ encontramos:

-Constitución Política (1979 y 1993) y doce (12) Códigos.
-Normas con rango de Ley desde 1904, así como normativa reglamentaria desde 1978.
-Normativa de carácter particular.
-Normativa Regional y Local.
-Textos Únicos de Procedimientos Administrativos (TUPA).
-Jurisprudencia (constitucional, judicial, administrativa y supranacional).
-El SPIJ cuenta con potentes herramientas de búsqueda que te permite un acceso fácil, rápido y eficiente a la información jurídica a través de: palabras, frases, número de norma, tipo de norma, fecha de publicación, etc.

Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Sistema Peruano de Información Jurídica. Perú. Recuperado de https://spijweb.minjus.gob.pe/quienes-somos/.

Sistema Argentino de Información Jurídica (SAIJ)

La Dirección Nacional del Sistema Argentino de Información Jurídica (SAIJ), es un organismo dependiente de la Secretaría de Justicia del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Nación. Su misión es promover una forma de justicia abierta, cercana y transparente. Brinda información jurídica a magistrados, abogados, docentes, estudiantes y a la comunidad en general.

Argentina ha sido un país precursor y protagonista en la sistematización de la información jurídica y en el desarrollo de estrategias de acceso y difusión del Derecho. El SAIJ nació en 1981, pero la digitalización y ordenamiento de los marcos legales nacionales se iniciaron apoyados por UNESCO en 1979, gracias al espíritu visionario del Dr. Roberto Luqui. Desde entonces, implementa constantes mejoras e innovaciones en materia de gestión documental y gestión de la información.

El ordenamiento, sistematización, actualización y edición de las normas jurídicas, la jurisprudencia y la doctrina posibilita el acceso efectivo a una justicia abierta, cercana y transparente.

Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Dirección Nacional del Sistema Argentino de Información Jurídica (SAIJ). Recuperado de http://www.saij.gob.ar/quienes-somos

Justicia digital en Chile

La justicia digital en Chile se ha encaminado de forma gradual. Por ejemplo, en 2016, entró en vigencia la Ley de Tramitación Electrónica (Nº 20.886), que aborda aspectos esenciales sobre la tramitación digital de los procedimientos judiciales. En dicha ley se dispuso la creación de la Oficina Judicial Virtual, a través de la cual los ciudadanos, especialmente abogados, pueden gestionar vía online sus causas, audiencias, notificaciones y otros procedimientos legales.

Por otro lado, en 2019, se presenta el Instructivo de Transformación Digital para los órganos de la Administración del Estado. Esta iniciativa se basa en las siguientes políticas:

Política de identidad digital única: gestionar una identidad digital única (Claveúnica) para que cada ciudadano se encuentre identificado de la misma manera en todas las plataformas digitales del Estado.
Política de cero fila: digitalizar los trámites públicos para que los ciudadanos no tengan que hacer fila en las instituciones.
Política de cero papel: optimizar la gestión documental y el control de expedientes para eliminar de forma gradual el uso de papel.

Justicia digital en México

En 2017 se dio una reforma constitucional en México en la cual el Congreso de la Unión tuvo la oportunidad de expedir un código único en materia procesal civil y familiar. En el proceso se acordó que, mientras se aprobaba el código durante los próximos 180 días, seguiría vigente la legislación procesal civil y familiar de la Federación de los Estados. Sin embargo, después de varios años, el Congreso Federal aún no ha expedido dicho código, lo que hace que los congresos locales no puedan reformar la normatividad para permitir la legalidad de la justicia digital.

Estos obstáculos legales han ralentizado la transformación digital de la justicia mexicana, lo que ha dificultado el trabajo remoto para los procesos judiciales durante la actual pandemia por la COVID-19. Sin embargo, el Tribunal Superior de Justicia del Estado de México no se ha quedado atrás en el desarrollo de mecanismos para la justicia digital en los últimos años, trabajo que vemos en las siguientes iniciativas:

Se diseñó la Firma Electrónica Judicial del Estado de México (FeJEM) para procesar expedientes electrónicos, consultar causas legales, iniciar demandas y juicios en línea. Esta herramienta les ofrece a ciudadanos y litigantes soluciones digitales en asuntos penales, familiares, mercantiles y civiles.

Se creó un Complejo de Telepresencia para el desahogo de pruebas, acompañado de los juicios en línea con la característica de “cero papel”. Durante estos tiempos de pandemia, el Complejo de Telepresencia busca evitar aglomeraciones en el desarrollo de los juicios. Para lograrlo, el juez y el personal de apoyo judicial se presentan en una sala, mientras que, en otra sala, pero bajo el mismo recinto, se presentan la defensa, los representados y demás involucrados. Todas las personas se conectan al sistema de telepresencia conformado por herramientas tecnológicas de justicia digital.