Recolección de datos
Fechas de recolección de datos
| Inicio | Fin | Período |
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| 2018-01-01 | 2018-12-01 | N/A |
Periodo(s) de tiempo | Inicio | Fin | Período |
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| 2018-01-01 | 2018-12-31 | N/A |
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Modo de recolección de datos
Autodiligenciamiento de formulario electrónico vía página web y ventanilla de atención al ciudadano
Notas sobre la recolección de datos
ENTRENAMIENTO
El entrenamiento, como base fundamental para el personal nuevo en el área, es dado por el coordinador del grupo y los profesionales de apoyo. Esto, con el fin de dar a conocer la metodología del proceso y subproceso que compone el registro administrativo de Concepto uso de suelo. Es necesario que el personal al ingresar tenga conceptos básicos en norma urbana y Plan de Ordenamiento Territorial. Sin embargo, se hace una retroalimentación en dicha información y se capacita en las herramientas y aplicativos propios del área y sus complementos, tales como:
-Sistema de Gestión documental de los procesos de la Alcaldía de Cali -Orfeo-
-Sistema Automatizado en Línea -SAUL-
-Infraestructura de Datos Espaciales de Santiago de Cali -IDESC-
-SigCat Web
-Cartas Catastrales
-Tablas de Excel
ACTIVIDADES PREPARATORIAS
a) Sensibilización:
El proceso de difusión del trámite del Concepto de Uso de suelo se realiza a través de los canales formales de la entidad, tales como la página web de la Alcaldía de Cali
http://www.cali.gov.co/tramites/17/concepto-uso-del-suelo/ folletos y boletines entregados a los ciudadanos, capacitaciones, de forma oral, a los diferentes organismos de control y demás interesados, con el fin de dar a conocer de manera clara y precisa el procedimiento del trámite.
El proceso de sensibilización para los funcionarios se hace de forma oral y/o escrita, se deja la trazabilidad de los procesos sujetos a cambios, a través de decretos, actas de las reuniones, correos institucionales como soporte.
b) Selección del personal:
La subdirección administrativa de recurso humano es el suborganismo encargado de realizar el proceso de selección y contratación del personal necesario para apoyar el procedimiento de Concepto uso de suelo, teniendo en cuenta las exigencias establecidas por el mismo. A continuación se presentan los roles que intervienen en el procedimiento y sus respectivos perfiles requeridos:
Coordinador de Grupo: Este rol debe ser desempeñado por un Arquitecto que posea las siguientes competencias:
-Atención al público.
-Conocimiento de planos.
-Conocimiento en ofimática (manejo de Excel, Word, Power Point).
-Conocimiento del Plan de Ordenamiento Territorial – POT y normas urbanísticas.
Profesionales de Apoyo: Este rol puede ser desempeñado por un Ingeniero Civil, arquitectos o profesionales que posea las siguientes competencias:
-Atención al público.
-Conocimiento de Norma Urbanística
-Conocimiento en ofimática (manejo de Excel, Word, Power Point).
-Conocimiento del Plan de Ordenamiento Territorial – POT y sus demás elementos que la desarrollen.
Técnico de archivo o Unidad de Correspondencia: Este rol puede ser desempeñado por Auxiliares Administrativos o Técnicos Administrativos que posean las siguientes competencias:
-Conocimiento en Ley de archivo.
-Manejo de ofimática (manejo de Excel, Word, Power Point).
-Atención al público.
Cuestionarios
DISEÑO DEL FORMULARIO
Los instrumentos que se utilizan para el Registro Administrativo Concepto uso de suelo, están dados de acuerdo a la tipificación de las actividades comerciales que están clasificadas como sencillas y complejas.
Actividades comerciales sencillas: Son aquellas actividades que tienen poco impacto urbanístico, social y ambiental. Los usuarios pertenecientes a estas actividades comerciales tales como tiendas, misceláneas, peluquerías, droguerías, hostales, comercios de artículos domésticos, comercio de ropa, comercio de zapatos, entre otros, sólo deben ingresar al aplicativo usodelsuelo.cali.gov.co y suministrar los datos requeridos como: dirección, código único nacional o número predial. Una vez localizado el predio, la aplicación genera un reporte de actividades comerciales que se pueden desarrollar en dicho predio, conforme al Plan de Ordenamiento Territorial o el Concepto de uso de suelo Permitido o No Permitido, conforme a lo establecido en el Plan de Ordenamiento Territorial Vigente (Acuerdo 0373 del 2018). El aplicativo de uso del suelo está compuesto por los siguientes módulos:
Módulo 1: ABC. Es un espacio en donde se encuentran las preguntas más frecuentes y aspectos más relevantes del registro administrativo en el aplicativo de usos de suelo.
Módulo 2: VIDEO GUIA: Muestra el paso a paso del proceso de consulta de concepto de uso de suelo, con el fin de que el ciudadano o los interesados, de manera práctica, obtengan la información deseada.
Módulo 3: MAPA. El mapa lleva al sitio para hacer la respectiva búsqueda de los predios, para ello se requiere la dirección, Número Predial o Código Único Nacional del bien inmueble de consulta, también se puede ubicar por barrio y/o comuna para mejorar la localización. Se ubica la zona tanto urbana como rural del Municipio de Santiago de Cali con sus respectivas calles y carreras, el mapa cuenta con diferentes capas de colores que indican las áreas de actividades. La aplicación genera un reporte de la siguiente información:
Vocación (área de actividad)
Comuna
Barrio
Código: está enlazado a la consulta hecha para futuras revisiones
Actividades permitidas: son actividades económicas específicas establecidas en la matriz de usos del suelo urbano y rural del POT vigente que se pueden desarrollar en la dirección del predio consultado.
Módulo 4. CÓDIGO: En este espacio se ingresa el código que obtuvo de la consulta
para confirmar la información obtenida.
Actividades comerciales complejas: Las actividades comerciales complejas pueden ser de dos tipos:
Actividades que tienen cumplir con criterios de localización. Estas están establecidas en el artículo 237 del POT. Dentro de estas están contemplados los equipamientos deportivos, (canchas sintéticas, pistas de patinaje, de automovilismo) culturales (teatros), educativos (colegios, universidades, jardines infantiles, bibliotecas,) de culto (iglesias) y salud (hospitales, centros médicos), entre otros.
Actividades que tienen gran impacto urbanístico, social y ambiental. Estas están supeditadas a la formulación de Esquema de Implantación y Regularización -EIR- establecidas en el artículo 299 del POT, cuyo nivel de detalle podrá ser simple o complejo, esto es necesario para establecer acciones de mitigación de los impactos urbanísticos negativos. Dentro de estas se encuentran actividades tales como Centros comerciales; almacenes de cadena; Instalaciones Industriales; Parqueaderos; Venta y consumo de licor; Usos de mantenimiento y reparación de vehículos automotores; mantenimiento y reparación de motocicletas y de sus partes y piezas; Centros de diagnóstico automotriz y Estaciones de servicio y Comercio de combustibles.
Conforme a lo anterior, el proceso de radicación para las actividades comerciales complejas, se requiere que el ciudadano solicite su viabilidad mediante un derecho de petición donde especifique la actividad comercial a realizar, dirección y área a utilizar. Este proceso se realiza de forma presencial ante la oficina de Atención al Ciudadano, Sótano 1 de la Alcaldía del municipio de Santiago de Cali. De igual forma, por medio del enlace de Orfeo en la página web de la Alcaldía de Santiago se radica su consulta en línea.
La Subdirección de Ordenamiento Urbanístico y Espacio Público tendrá 15 días hábiles para dar respuesta al ciudadano solicitando los documentos necesarios para otorgar la viabilidad del uso de suelo y posterior a ello el ciudadano cuenta con 30 días hábiles para adjuntar la información requerida por la administración pública.
Recolector(es) de datos
| Nombre | Abreviación | Dependencia |
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Departamento Administrativo de Planeación
| DAPM | Alcaldía de santiago de Cali |
Supervisión
ACOPIO O RECOLECCIÓN DE LOS DATOS:
En el diseño de la recolección de los datos se debe tener en cuenta el método de recolección o acopio y los instrumentos diseñados para tal fin, observando aspectos tales como:
-Métodos y mecanismos para la recolección. Los datos suministrados por las fuentes se obtienen por medio de la radicación que realiza el ciudadano tanto vía web como de manera presencial en Ventanilla de atención al ciudadano.
Derecho de petición
La solicitud de concepto de uso del suelo se hace ante la oficina de atención al ciudadano, ubicada en el sótano del Centro Administrativo Municipal. El funcionario radicador debe realizar lo siguiente:
Identificar el tipo de actividad: determinar si es compleja o sencilla.
Si el tipo de actividad es compleja, le indica al ciudadano al momento de radicar el derecho de petición solicitando concepto uso de suelo, informar sobre datos básicos como nombres completos, números telefónicos, dirección y correo electrónico, y datos asociados al predio como área destinada a la actividad solicitada, nùmero predial, número de local en caso de ser centro comercial, descripción de la actividad comercial.
De igual forma, el proceso de captura de la información se utiliza a través del aplicativo ORFEO.
Transmisión de datos: En el momento de la radicación de los derechos de petición, solicitando la viabilidad del concepto uso de suelo, el ciudadano radica dicho documento en la oficina de atención al ciudadano de manera presencial, adjuntado su carta de requerimiento. Esta carta es escaneada y adjuntada en el aplicativo web de Orfeo, y se le asigna un número de radicado y se entrega una copia al solicitante para dar seguimiento al trámite.
Por otra parte, la solicitud física del derecho de petición es suministrada por el radicador de la ventanilla a la secretaría de la Subdirección de Espacio Público y Ordenamiento Urbanístico, que posteriormente ella relaciona y entrega a los profesionales del área.
Control de cobertura: dado que la operación estadística Concepto uso de suelo, es un registro administrativo, garantiza que la cobertura de las unidades de información para su proceso operativo es del 100%.
Consolidación de archivos: Una vez terminado el trámite de uso de suelo, y enviadas las respuestas a los diferentes solicitantes, que se brindan por medio del derecho de petición, los documentos físicos son archivados, foliados y encarpetados conforme a la ley de archivo (Ley General 594 del 2000) y custodiados de acuerdo a la tabla de retención documental del Municipio de Santiago de Cali. Para el caso del registro administrativo de Concepto uso de suelo, la tabla de retención documental 4132.030.5.2, debe de permanecer en el archivo general 5 años, en el archivo central 10 años, su custodia es total y debe de ser digitalizado.
Grabación o captura de datos: Para el proceso de grabación de los datos, se realizan tablas de Excel relacionando todas las peticiones, quejas, reclamos y demás solicitudes concernientes al área, así mismo los datos de manera física se procede a archivar de conformidad a la ley de archivo.
Cuadro de atención al público: En este se relaciona los ciudadanos atendidos que se dirigen al área con el fin de obtener información del trámite de uso de suelo.
Cuadro de EIR: Se registra la fecha, número de solicitud, actividad comercial y demás datos implícitos en los conceptos uso de suelo que requieren Esquema de Implantación y Regularización, con el fin de llevar el control de tiempos al momento de requerir al ciudadano la documentación pertinente para la finalización del trámite.
Documentación en PDF