Recolección de datos
Fechas de recolección de datos
| Inicio | Fin | Período |
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| 2017-01-01 | 2017-12-31 | Continuo |
Periodo(s) de tiempo | Inicio | Fin | Período |
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| 2017-01-01 | | Continuo |
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Modo de recolección de datos
Entrevista personal asistida por computador
Notas sobre la recolección de datos
ENTRENAMIENTO:
Se cuenta con un instrumento guía de Caracterización de usuarios, se realiza jornada de capacitación magistral con el personal encargado de la recolección de datos, explicando el protocolo que se debe aplicar al momento de solicitar la información al usuario y la forma adecuada de diligenciar el formulario de caracterización. La capacitación es realizada desde el proceso de atención al usuario por parte del líder del proceso y su equipo profesional de trabajo.
Se realizan seguimientos trimestrales para evaluar el porcentaje de aplicación del formulario y generar estrategias para incrementarlo. se valida si los campos están diligenciados de manera correcta por parte del personal de la ventanilla.
ACTIVIDADES PREPARATORIAS:
- Sensibilización Se debe realizar una jornada de sensibilización a las personas que trabajan en la recolección de datos relativos a la caracterización de personas, sobre la importancia de recopilar información verás de los usuarios, para facilitar a la Alcaldía de Santiago de Cali, la toma de decisiones que propicien la mejora en los trámites y servicios que se ofrece en la entidad, en pro del desarrollo de la comunidad.
- Aspectos jurídicos Antes de iniciar el proceso de contratación de quienes realizarán el proceso de captura de los datos de los usuarios, la Secretaría de Desarrollo Territorial y Participación Ciudadana debe conocer los aspectos jurídicos para tal fin. Por lo anterior, los designados en el comité de la contratación con que cuenta cada uno de los organismos de la Alcaldía de Santiago de Cali, desde su rol jurídico, deben asegurarse de que los contratos contengan las obligaciones claves para el desarrollo de la operación de caracterización de usuarios, esto es, dentro de las obligaciones generales del contratista (operador/gestor), colocar las consideradas claves dentro de las funciones que éste debe realizar, dependiendo si es persona jurídica o natural.
Cuestionarios
Registro Administrativo “Formato de Caracterización de Usuarios” - Código MAGT04.05.18.P01.F04.
Recolector(es) de datos
| Nombre | Abreviación | Dependencia |
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Secretaría de Desarrollo Territorial y Participación Ciudadana
| SDTPC | Alcaldía de Santiago de Cali |
Supervisión
RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
La operación estadística de caracterización de usuarios es un registro administrativo que consiste en capturar, procesar, analizar y difundir información de manera continua, en lo concerniente a la información de todos los ciudadanos que ingresan a través de los diferentes canales de atención a la Administración Central Municipal para realizar sus gestiones. Esto implica, realizar una serie de tareas que se deben cumplir con el fin de administrar la información recopilada de manera oportuna, cumpliendo con todos los estándares establecidos para tratamiento de datos personales.
A continuación, se describen las etapas del proceso de recolección de información, donde se explica el flujo que sigue la información, identificando las funciones de los actores que intervienen en cada etapa:
ETAPA 1. Captura de la información. El proceso de captura de la información para esta operación estadística, inicia cuando las personas, por medio de los diferentes canales de atención que tiene la Administración municipal (Ver Gráfica X), ingresan a realizar sus gestiones, es decir, realizar peticiones y solicitudes, presentar quejas, reclamos y denuncios. Para llevar a cabo estas actividades, es necesario realizar un registro de los datos básicos de la persona que realiza la gestión. Estos datos, son los que posteriormente, se procesarán para generar información que permita caracterizar a las personas.
La manera de acceder a la aplicación web para ingresar los datos de los usuarios, es mediante el Sistema de Gestión Documental ORFEO, cada gestor de información ingresa al sistema con su respectivo correo institucional como usuario y la respectiva contraseña; posteriormente, se abrirá una nueva ventana en la que se muestra el aplicativo web al que también se debe ingresar a través del mismo usuario, pero con diferente contraseña a la que se ingresa al ORFEO. Finalmente, queda a disposición del gestor de la información, la aplicación web para proceder a caracterizar a los usuarios.
ETAPA 2. Consolidación de la información. La base de datos en la cual se almacena la información recopilada a través del aplicativo web desarrollado por NEXURA, se encuentra almacenada en un servidor ubicado en la oficina de atención al ciudadano. Cuando se desea obtener el consolidado de la información recopilada, se solicita un archivo con extensión .xls o .xlsx, que contiene los campos del formulario, y las respuestas recolectadas.
Documentación en PDF