COLOMBIA - Encuesta de caracterizacion de la oferta y la demanda de informacion en la Alcaldia de Cali- ECODI-2014

Inicio	Fin	Período
2013-10-02	2013-12-19	Primera Fase
2014-03-28	2014-04-30	Segunda Fase
2014-10-20	2014-11-20	Tercera Fase

Inicio	Fin	Período
2013-10-02	2014-11-20	N/A

Entrevista personal asistida por computador
Para dar curso a la recolección, en la fase de diseño metodológico se realizó una “Caracterización cualitativa sobre la producción de información en las 17 dependencias de la Alcaldía de Santiago de Cali”, a las cuales se consideró pertinente aplicar el instrumento F-1 Existencias y Usos de Información Estadística y F-2 Demanda de Información Estadística.

La aplicación de formularios requiere una preparación previa en la que se diseña el operativo de campo, que en el caso de Cali, fue facilitada por el diagnóstico realizado en la primera etapa, que si bien no estaba contemplado con tal profundidad en la metodología expuesta por el DANE, sí dio los parámetros para determinar qué dependencias y cuáles grupos o áreas de trabajo podrían producir mayor cantidad de datos y en dónde sería posible encontrar operaciones estadísticas.

De esta forma, los datos se recolectaron en campo a través de un proceso de citación a los funcionarios responsables de las áreas previamente identificadas, lo que garantizó una amplia cobertura de las dependencias de la Administración Municipal. Cada una de las dependencias fue indagada buscando que cada funcionario encargado de un área o grupo fuera entrevistado. Para ello, al equipo base del proyecto de Indicadores Sociales, se sumaron siete encuestadores y un supervisor, seleccionados de acuerdo al propósito del levantamiento de información y con conocimiento profundo y exhaustivo no solo de los formularios sino también de la primera fase de formulación del Plan Estadístico Territorial, de modo que estuvieran en capacidad de sortear cualquier imprevisto o suministro de información que estuviera por fuera de los parámetro contemplados inicialmente.

En lo referente al método de recolección de información, el trabajo de campo se realizó a través de entrevistas directas a los funcionarios con el apoyo de los encuestadores, quienes tuvieron a cargo el diligenciamiento de los formularios F1 y F2, de acuerdo a la identificación previa de las unidades de producción de información en cada dependencia de la Administración Municipal. Cada entrevista se realizó de acuerdo a la organización propuesta por el equipo coordinador del PET-Cali. Dichas entrevistas se efectuaron a las personas responsables de cada área productora o usuaria de información, lo que garantizaba un alto grado de confiabilidad y calidad; los informantes seleccionados fueron identificados previamente en el proceso de caracterización durante la primera etapa; sin embargo, con el avance de la recolección de información, se fueron identificando nuevos informantes lo que permitió contar con un panorama más completo para cada una de las dependencias.

Existen dos elementos adicionales en el proceso de recolección que cabe la pena resaltar. Por un lado, no todo lo rastreado en las dependencias podía clasificarse como Operación Estadística, aun cuando es esta la noción clave alrededor de la que gira el proceso de formulación de un Plan Estadístico; de ahí que se registrara también aquello que aun sin cumplir con los requisitos de una Operación, sí permitía hablar de producción de datos. De otro lado, y dadas las condiciones en las que puede producirse información dentro de la Administración, se rastrearon también los registros administrativos reportados por los funcionarios entrevistados, por ser una de las principales fuentes de donde obtiene información la Administración Municipal como entidad pública; en este sentido, se indagó por el nombre del registro, el procedimiento al cual está vinculado, el área y funcionario encargado de diligenciarlo o almacenarlo, el objetivo del mismo y los principales usuarios de los datos que de allí se obtienen. Por último, cuando fuera el caso, se listaron también los trámites y servicios asociados a la producción de datos e información, con el propósito adicional de nutrir los listados existentes, identificando aquellos que no estuvieran todavía incluidos y determinar cuando fuera el caso, su modificación para mejorar la producción de operaciones estadísticas.




ESTRATEGIAS PARA LA RECOLECCIÓN

1 Sensibilización

El proceso inicia con el acercamiento ante los funcionarios competentes de las dependencias y directivos de las entidades seleccionadas mediante la presentación de los objetivos y alcances del Plan Estadístico Territorial (PET).

La sensibilización a cargo del equipo de Indicadores Sociales del DAPM realizó como actividad previa a la realización de la encuesta. La fase de sensibilización se realizará en un periodo máximo de mes y medio con todas las entidades que hacen parte de la lista del operativo.

Como resultado de lo anterior se debe identificar en cada entidad a visitar, el responsable de la información de las operaciones estadísticas este deberá tener pleno conocimiento de la operación.

La estrategia de sensibilización tiene como objetivo principal generar el interés y el compromiso de las entidades productoras y usuarias de información estadística a participar en el PET, así como dar a conocer los beneficios de vincularse a este proyecto:

Identificar los vacíos en la información.
Detectar las duplicidades en la producción
Caracterizar la información estadística estratégica.
Disponer del inventario de la información
Estadística estratégica para apoyar la toma de decisiones.
Generar cultura estadística en las dependencias de la administración en materia de producción, uso y difusión de información estadística.
Propiciar la comunicación entre las entidades productoras y usuarias de información estadística estratégicas.

Actividades realizadas para lograr el acercamiento con las entidades son:

Carta Formal de presentación del Plan Estadístico Territorial – PET, dirigida a Secretarios y Directores de dependencias del municipio.
Contacto por medio de llamadas telefónicas a las dependencias.

2 Capacitación

Como en todos los operativos de campo, la capacitación constituye un elemento fundamental para el éxito del operativo, para el caso puntual del PET es necesario lograr la estandarización e interpretación de los conceptos y el manejo adecuado del instrumento por parte del grupo de encuestadores que se seleccione para el levantamiento de la información de las Operaciones Estadísticas.

Teniendo en cuenta la organización de este operativo la capacitación se realizó:

Capacitación a responsables de producción de información en las dependencias: el funcionario designado para el equipo técnico apoya este proceso en cada dependencia, mejorando la retroalimentar al personal que llevó a cabo el levantamiento de la información.

Capacitación para Operativo: Capacitación en las instalaciones del DAPM los profesionales seleccionados, los cuales serán contratados para la ejecución del operativo de campo.

Temática de Capacitación

• Qué es PET?
• ¿Por qué se necesita?
• Objetivo del PENDES
• Objetivos Específicos
• Fases
• Importancia
• Beneficios
• Resultados Esperados
• Operativo de Campo
• Generalidades Administrativas
• Funciones del Encuestador
• Conceptualización Temática
• Instrumentos de Recolección


FORMULARIO DE OFERTA DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA - F1

A.1. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD ENCUESTADA

Corresponde a los datos generales de la entidad a la que se aplica el formulario (Alcaldía de Santiago de Cali).

Nombre de la entidad
Nit
Dirección
Teléfono de la entidad
Nombre del director de la entidad
Correo electrónico


A.2. IDENTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN O PROCESO (INFORMACIÓN ESTADÍSTICA)

Datos particulares de la investigación o proceso, en términos de los técnicos responsables, dependencia y contacto.

Nombre de la investigación o proceso
Nombre de la dependencia que lo produce
Nombre del director/jefe de la dependencia
Correo electrónico
Nombre del temático o responsable directo
Correo electrónico
Área tematica relacionada con la investigación (proceso)

A.3. IDENTIFICACIÓN DEL MODELO DE OPERACION POR PROCESOS

Se busca identificar que Procesos de Producción de Información estan relacionados conel Modelo de Operación por Procesos de la entidad.

MÓDULO B. PROCESO ESTADÍSTICO - DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS

El objetivo de este módulo, es indagar sobre las normas, directrices, instrucciones o necesidades que conllevan a la realización de un proceso/investigación. El resultado es la identificación de los requerimientos de información.

MÓDULO B.1. LINEAMIENTOS DE LA PRODUCCIÓN

Se indaga acerca de las disposiciones (legales, convenidos nacional e internacionalmente) para la generación del proceso o investigación.

MÓDULO B.2. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN

Se indaga sobre los interesados en el uso de la información que genera el proceso/investigación.


MÓDULO B.3. COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL

Se indaga sobre la participación de la entidad y dependencia en instancias interinstitucionales, y sobre el posible uso de la información que generan, con el fin de detectar las probables duplicidades de esfuerzos en producir información similar.

MÓDULO C. PROCESO ESTADÍSTICO - DISEÑO

El objetivo de este módulo es indagar sobre los elementos metodológicos de los que dispone el proceso/investigación para producir información. El resultado es identificar los elementos en términos de normas y estándares utilizan las entidades para la producción de información estadística.


MÓDULO C.1. DISEÑO METODOLÓGICO

Se consulta de manera práctica sobre la existencia y condición de elementos relacionados con la metodología (documentación), conceptos, nomenclaturas y clasificaciones.

MÓDULO C.2 DISEÑO ESTADÍSTICO

este componente hace referencia a los elementos específicos para la generación de estadísticas tales como cobertura y desagregación geográfica, población objetivo, unidad de observación y variables.


MÓDULO D: PROCESO ESTADÍSTICO – PRODUCCIÓN ESTADÍSTICA

El objetivo de este módulo es indagar sobre las características del proceso/investigación en cuanto al proceso de producción de información. El resultado esperado es contar con información para determinar que procesos/investigaciones son realmente operaciones estadísticas.


MÓDULO D1. RECOLECCIÓN

Se indaga sobre las características del proceso de recolección, entre ellas el método de obtención de los datos, los medios e instrumentos de recolección.

MÓDULO D2. PROCESAMIENTO

Se indaga sobre las actividades realizadas para el procesamiento de la información recolectada y la posible generación de resultados agregados, elementos que sirven para determinar y caracterizar las posibles operaciones estadísticas.


MÓDULO E: PROCESO ESTADÍSTICO – ANÁLISIS

El objetivo de este módulo es contar con la información del análisis que puede realizar la entidad en el proceso/investigación. El resultado esperado es complementar la identificación de operaciones estadísticas.

Se indaga sobre las posibles actividades de análisis de la información y de resultados agregados, a través de actividades o instancias determinadas para el análisis.

MÓDULO F: PROCESO ESTADÍSTICO – DIFUSIÓN Y ACCESO

El objetivo de este módulo es contar con la información acerca de la difusión de información por parte de la entidad, documentación complementaria y acceso a la información estadística (si la produce) y las bases de datos o micro datos. El resultado esperado es contribuir con la consolidación de información y evidencias para la determinación de operaciones estadísticas.
Se consulta acerca del proceso de difusión tanto de la información y sus características como del acceso a la información, ya sea a nivel de resultados generales o de micro datos.


MÓDULO G. ASPECTOS TÉCNICOS

El objetivo de este módulo es contar con información que sirva para la planificación en cuanto a la estimación de costos, identificación de los instrumentos que dispone el DANE, e información sobre la identificación y tratamiento con los usuarios y sus necesidades.

Se consulta sobre aspectos técnicos del proceso/investigación relacionados con la financiación del proceso, conocimiento o utilización de los instrumentos del DANE, y la relación con la satisfacción de los usuarios de información.


MÓDULO H: OBSERVACIONES Y RESULTADO DE LA ENCUESTA

El objetivo es ampliar, complementar o precisar, la información diligenciada en el formulario.

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DEMANDA DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA F2


A.1. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD ENCUESTADA

Corresponde a los datos generales de la entidad a la que se aplica el formulario (Alcaldía de Santiago de Cali).

Nombre de la entidad
Nit
Dirección
Teléfono de la entidad
Nombre del director de la entidad
Correo electrónico

A.2. IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA DEMANDANTE DE LA INFORMACIÓN

Corresponde a los datos generales de la dependencia de la Alcaldía de Santiago de Cali a la que se aplica el formulario y que demanda la información.

MÓDULO B. DETERMINACIÓN DE USOS Y NECESIDADES DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA


B.1. USOS DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

Identifica si la información demandada esta relacionada con las actividades del funcioanrio y los objetivos misionales de la entidad, el uso que se le da, la entidad de la que proviene, la documentación asociada a la información, el acceso, la forma de entrega, la satisfacción con la información recibida en cuanto a tiempo, desagregación, además de inconsistencias e incoherencias presentadas.


B.2. NECESIDADES DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

Este módulo indaga acerca de las necesidades de información que el área (de la entidad) requiere y no se produce por otra entidad o se desconoce su producción

MÓDULO C.OBSERVACIONES Y RESULTADO DE LA ENCUESTA

El objetivo es ampliar, complementar o precisar, la información diligenciada en el formulario.

Nombre	Abreviación	Dependencia
Carlos Andrés Torres Ricaurte	CALI-DAPM	Departamente Administrativo de Planeacion Municipal
María Eugenia Peláez Caporali	CALI-DAPM	Departamente Administrativo de Planeacion Municipal
Juan Fernando Correa Caicedo	CALI-DAPM	Departamente Administrativo de Planeacion Municipal
Vanessa Ospina López	CALI-DAPM	Departamente Administrativo de Planeacion Municipal
Paola Andrea Silva Rozo	CALI-DAPM	Departamente Administrativo de Planeacion Municipal
Fernando Cardona Hansen	CALI-DAPM	Departamente Administrativo de Planeacion Municipal
Ricardo Coutin Lenis	CALI-DAPM	Departamente Administrativo de Planeacion Municipal
Lahiry Ortíz Valencia	CALI-DAPM	Departamente Administrativo de Planeacion Municipal
Katherine Sánchez Zambrano	CALI-DAGMA	Departamente Administrativo de Gestión del Medio Ambiente
Anderson Castañeda Trujillo	CALI-DAGMA	Departamente Administrativo de Gestión del Medio Ambiente
Julieth Andrea Arcos Montezuma	CALI-DAGMA	Departamente Administrativo de Gestión del Medio Ambiente
Sindy Jineth Nova Perez	CALI-DAGMA	Departamente Administrativo de Gestión del Medio Ambiente
David Santiago Delgado Grijalba	CALI-SEM	Secretaría de Educación Municipal
Wilfer Cuesta Mosquera	CALI-SEM	Secretaría de Educación Municipal
María Consuelo Idrobo	CALI-DAHM	Departamento Administrativo de Hacienda Municipal
Juan Manuel Chica Ricaurte	CALI-DAHM	Departamento Administrativo de Hacienda Municipal
Jeisson Ipia Astudillo	CALI-DAHM	Departamento Administrativo de Hacienda Municipal
Alejandra Cardozo Gomez	CALI-DAHM	Departamento Administrativo de Hacienda Municipal
William Lopez Arango	CALI-DAHM	Departamento Administrativo de Hacienda Municipal

El proceso de formulación del Plan Estadístico Territorial – PET- para el Municipio de Santiago de Cali, está liderado por el DANE, bajo los lineamientos de la Dirección de Regulación, Planeación, Estandarización y Normalización (DIRPEN) y por el Departamento Administrativo de Planeación Municipal (DAPM) quienes dan las pautas a seguir durante el desarrollo del PET y cuenta con un equipo multidisciplinario que apoya los aspectos conceptuales, metodológicos, operativos y administrativos.

El grupo de personas que realiza el trabajo de campo es denominado equipo operativo. Existe una Coordinación Operativa PET y unos monitores, así como un Equipo de Sistemas que asiste al equipo.

El equipo de sistemas es el responsable del desarrollo de un conjunto de herramientas informáticas que asistirán el proceso de recolección, transmisión, procesamiento, análisis y difusión de los datos e información recolectada. Estás herramientas son la base de futuros desarrollos que sistematicen el proceso de documentación a través de las TICs.


PERSONAL DE CAMPO

1 Coordinación Operativa

Tiene bajo su dirección el grupo de monitores para el manejo del operativo y debe garantizar el control de cargas de trabajo para alcanzar el cubrimiento total y por lo tanto, el éxito del operativo. Es quien permanentemente debe estar informado por parte los monitores acerca de la evolución de las revisitas de los formularios regresados de crítica, del material que es entregado para captura y de la relación de captura de la información. Para llevar a cabo estos controles se manejan los siguientes formatos:

-Supervisión y control diario de cobertura del monitor
-Control diario de crítica

2 Coordinador
Dentro de la organización del trabajo de campo, el coordinador es el líder y responsable del grupo y de las actividades encomendadas al mismo, tendientes a obtener la información requerida, dentro de la mayor eficiencia, con calidad, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.
La labor del coordinador, además de conocer al detalle las funciones y responsabilidades de cada uno de los miembros del grupo, requiere el dominio del formulario y el manejo de los conceptos, normas y procedimientos establecidos para el levantamiento, análisis y procesamiento de la información en campo.

Dentro del esquema organizativo establecido, el coordinador depende directamente del Coordinador del PET y es el interlocutor entre éste y el equipo de campo (monitores).

Dentro de las etapas del proceso, la supervisión hace parte del control de calidad de los datos recopilados. En la etapa de captura se aplican controles a través del formato de control diario de crítica

CONTROL DE TAREAS DIARIAS

Al iniciar el día de trabajo se debe cerciorar que los monitores se desplacen a las dependencias y lleven los elementos indispensables para el desarrollo de su labor.
Es necesario llamar a las dependencias donde se tiene prevista la cita a confirmar la asistencia del monitor PET.
Al final del día se deben recibir los formularios diligenciados, se debe efectuar una pre crítica con el monitor.