La documentación y publicación de un metadato estandarizado se desarrolla en tres pasos:
Se deben recopilar los documentos que contengan los aspectos metodológicos de las operación estadística a documentar, así como la estructura de base de datos y el material de referencia, que permitan identificar aspectos fundamentales para la construcción del metadato en el software de documentación.
Una vez identificados los documentos mencionados, se inicia la documentación usando una plantilla que guía el proceso y estructura la información . Al finalizar se realiza la revisión y validación de la información para verificar la exactitud y claridad de lo documentado (por medio de un comité o pares).
Una vez validada la información, se carga la operación estadística documentada en el Archivo Municipal de Datos – AMDA – para que los usuarios puedan consultarla.
La información publicada en el AMDA está documentada bajo los estándares internacionales DDI y Dublin Core; esto fortalece la transparencia, comparabilidad, calidad, confianza y credibilidad de las estadísticas que produce la Alcaldía de Cali. La Documentación de Datos (DDI por sus siglas en inglés) es un estándar internacional para describir datos de ciencias sociales, comportamentales y económicas. Expresado en XML, la especificación de los metadatos DDI es compatible con todo el ciclo de vida de los datos de una investigación, incluyendo su conceptualización, recolección, procesamiento, difusión, análisis y almacenamiento. Se utiliza para documentar la metodología de la operación estadística, así como las bases de datos. Dublin Core es un estándar que permite describir e identificar recursos de información. Permite a los usuarios la búsqueda y recuperación de la información. Se utiliza para documentar material relacionado como manuales, guías, instructivos y demás documentos o reportes generados durante el desarrollo de la operación estadística.